En esta guía, aprenderemos a realizar la renovación o emisión de nuestro certificado digital de forma gratuita para el software de facturación electrónica gratuita proporcionado por la DIAN.
Proceso de Emisión y Renovación
El proceso de emisión y renovación del certificado digital es prácticamente el mismo, con una pequeña diferencia que veremos a continuación.
Paso 1: verificar si nuestro certificado digital ha vencido o si estamos solicitándolo por primera vez
Lo primero que debemos hacer es verificar si nuestro certificado digital ha vencido o si estamos solicitándolo por primera vez. Para ello, accedemos al enlace de la página de la DIAN denominado «Habilitación».
Luego, ingresamos con nuestros datos como persona jurídica o natural, proporcionando el número de documento y haciendo clic en «Entrar». Recibiremos un mensaje en nuestro correo electrónico con un código de verificación.
Una vez obtenido el código, ingresamos al ambiente de habilitación y seleccionamos la opción «Facturador Gratuito». En esta sección, hacemos clic en el ícono de color verde ubicado en la parte derecha, que dice «Solución Gratuita», y seleccionamos «Certificado Digital».
Paso 2: comprobar si se trata de una renovación o una emisión
Aquí podremos comprobar si se trata de una renovación o una emisión. Si ya tenemos un certificado digital activo, verificamos la fecha de vencimiento.
En caso de que haya expirado, hacemos clic en el botón correspondiente para solicitar un nuevo certificado digital. El proceso es el mismo para ambas opciones.
A continuación, tenemos dos opciones: podemos utilizar un certificado digital adquirido de un proveedor tecnológico autorizado o solicitar un certificado gratuito, que está destinado exclusivamente para el software gratuito de la DIAN.
Paso 3: Debemos completar los datos
Si optamos por el certificado gratuito, debemos completar los datos. Es fundamental que estos datos coincidan exactamente con los que hemos registrado en nuestro Registro Único Tributario (RUT), ya sea como persona jurídica o natural.
Debemos asegurarnos de tener los requisitos previos, como la cédula de ciudadanía (para personas naturales) y un RUT actualizado.
Si nuestra actividad requiere la Cámara de Comercio, también debemos contar con ese documento. La coherencia entre los documentos y la información que proporcionamos en el formulario es esencial para que la validación sea exitosa.
Una vez completados los datos, hacemos clic en el botón «Generar Solicitud».
Paso 4: Revisar numero de certificación en el correo
Recibiremos un número de certificación digital gratuito que debemos copiar y guardar en caso de que experimentemos problemas en el proceso y necesitemos comunicarnos con la DIAN o la empresa GSE que genera el certificado.
Ahora, revisemos nuestro correo electrónico, donde deberíamos recibir un enlace para continuar con el proceso de certificación.
En este enlace, se nos pedirá que ingresemos un usuario y contraseña provisionales, los cuales debemos cambiar siguiendo ciertas pautas de seguridad. Una vez completado este paso, iniciamos el proceso como usuario.
Paso 5: Completamos nuestros datos personales y verificamos que la información coincida con la del primer paso.
En la siguiente etapa, completamos nuestros datos personales y verificamos que la información coincida con la del primer paso. También debemos cargar documentos como el documento de identificación y el RUT en formato PDF.
Importante comprobar el código CIIU en el RUT.
Aceptamos los términos y condiciones, y finalizamos el registro. A partir de este punto, la empresa GSE se encargará del proceso.
Podemos hacer un seguimiento a través de su plataforma, donde se mostrará el progreso de la solicitud hasta su finalización, junto con las fechas correspondientes.
En caso de errores o problemas, el historial del proceso nos proporcionará información para contactar a la empresa certificadora.
Soy una Contadora pública con más de 5 años de experiencia en el sector contable, conocedora de las normas financieras y fiscales, así como de las nuevas tecnologías.