Facturación Electrónica: Todo lo que Debes Saber sobre Normativa, Obligaciones y Plazos

La factura electrónica en colombia ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus documentos contables. En este artículo, exploraremos cómo la implementación de la factura electrónica ha simplificado los procesos administrativos y ha optimizado la eficiencia en el manejo de documentos.

Descubre cómo esta innovadora solución ha facilitado la emisión, envío y almacenamiento de facturas, mejorando notablemente la productividad y reduciendo los costos operativos.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que se utiliza para registrar transacciones comerciales. En lugar de ser una factura en papel, la factura electrónica se envía y recibe a través de Internet y se almacena en formato digital, como un archivo PDF o XML.

Cada vez más empresas optan por la factura electrónica debido a su eficiencia y agilidad en el proceso de facturación. Además, las facturas en formato digital son más fáciles de almacenar y acceder, lo que reduce la necesidad de papel y la generación de residuos.

Para emitir una factura electrónica, es necesario contar con un software contable que permita generar y enviar facturas electrónicas, y tener una certificación digital que acredite la identidad del emisor y la autenticidad del documento. En algunos países, la factura electrónica es obligatoria para ciertos tipos de transacciones o para empresas de cierto tamaño.

En resumen, la factura electrónica es una alternativa digital a la factura en papel que ofrece numerosas ventajas para las empresas en términos de eficiencia, almacenamiento y reducción de residuos.

¿Cómo funciona la facturación electrónica y quiénes son los actores involucrados?

1. Generación de la factura electrónica.

Para generar una factura electrónica, se utiliza un software contable que envía automáticamente la factura al ente de control correspondiente, como la DIAN.

2. Validación y aprobación de la factura electrónica.

El ente de control revisa y verifica la autenticidad de la factura electrónica recibida. Este proceso de validación no tarda más de 48 horas.

3. Envío de la factura electrónica al comprador.

Si la factura electrónica es aprobada, el software contable la registra y el cliente recibe la factura electrónica.

La facturación electrónica involucra tres actores principales: el emisor de la factura, el ente de control y el receptor de la factura. El proceso de facturación electrónica es rápido y eficiente, ya que no requiere la emisión y envío de facturas físicas. Además, la facturación electrónica es una forma segura y confiable de llevar un registro de las transacciones comerciales.

¿A partir de qué monto de venta podrán los pequeños comercios emitir facturas electrónicas?

Los pequeños comercios deberán utilizar facturas electrónicas cuando sus ventas superen los $212,060 pesos. Esto significa que necesitarán actualizar sus máquinas registradoras para cumplir con los nuevos estándares de venta.

En otras palabras, deberán configurar las máquinas para que no emitan documentos equivalentes generados por el sistema POS una vez que se alcance el límite de 5 Unidades de Valor Tributario (UVT), que corresponde a $212.060 para el año 2023, según lo establecido por la DIAN.

Esta nueva disposición de la DIAN tiene como objetivo mejorar la eficiencia y transparencia en el proceso de facturación de los pequeños comercios. Al exigir la emisión de facturas electrónicas a partir de un determinado monto de venta, se busca reducir la evasión fiscal y fortalecer el control tributario.

La facturación electrónica presenta numerosas ventajas tanto para los comerciantes como para los consumidores. Por un lado, agiliza y simplifica el proceso de facturación, evitando la necesidad de tener que imprimir y guardar documentos físicos. Además, permite una mayor trazabilidad de las transacciones, lo que facilita la auditoría y el seguimiento de las operaciones comerciales.

Por otro lado, los consumidores también se benefician de la facturación electrónica. Ahora podrán recibir sus facturas de manera más rápida y cómoda, a través de medios electrónicos como el correo electrónico. Esto les brinda mayor comodidad y facilita el control de sus gastos.

La emisión de facturas electrónicas a partir de un determinado monto de venta es una medida que busca fortalecer el control tributario y mejorar la eficiencia en el proceso de facturación de los pequeños comercios.

Esta nueva disposición de la DIAN implica que los comerciantes deberán adaptarse a los nuevos estándares de venta y utilizar máquinas registradoras compatibles con la generación de documentos equivalentes por medio de sistemas POS.

¿Hasta cuándo tienen los comercios para realizar los cambios de la DIAN de la facturacion electronica?

La operación fiscal se vuelve obligatoria a partir del 1 de abril de 2023. Los comercios tienen hasta esa fecha para ajustarse a las normativas de la entidad correspondiente.

A partir del 1 de febrero, los comercios clasificados como grandes contribuyentes ya han tenido que implementar esta medida según lo requerido por la DIAN. Ahora, se abre el plazo para los pequeños comercios.

La entidad gubernamental señala que todavía faltan por incluir dos grupos en el calendario tributario de este año. El 1 de mayo se planea incorporar a los comercios que no han declarado impuestos sobre la renta y complementarios. A partir del 1 de junio, se aplicará la regulación a los demás negocios con bajos niveles de contribución.

Es importante destacar que esta regulación se basa en el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, conocida como la Ley de Inversión Social. Las próximas fechas límite para cumplir con estos plazos son el 1 de mayo y el 1 de junio, según ha comunicado la DIAN.

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Así se realizará el proceso de migración a la factura electrónica

En adelante, las empresas deberán contratar un operador tecnológico que les brinde el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software. Este cambio busca control y eficiencia como principales argumentos para adoptar la factura electrónica como una herramienta empresarial.

Es importante tener en cuenta que la factura electrónica es un tipo de documento digital en formato XML que cumple con las especificaciones establecidas por la DIAN. El decreto 2242 establece la obligatoriedad de utilizar facturación electrónica con fines de masificación y control fiscal, además de la especificación de un estándar tecnológico nacional único que los contribuyentes deben adoptar.

El proceso funcionará de la siguiente manera: una empresa contratará a un operador tecnológico quien le prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software instalado en su computadora. Antes de entregar la factura electrónica al destinatario, el operador deberá realizar una validación ante la DIAN. Sin esta validación técnica previa, la factura no tendrá reconocimiento tributario.

Con este nuevo proceso, todas las facturas emitidas en el país pasarán por la DIAN durante las 48 horas siguientes a su expedición. La autoridad tributaria ya no tendrá que esperar dos meses como se hacía anteriormente para recibir los reportes de facturación de los contribuyentes.

Durante el ejercicio piloto llevado a cabo desde febrero, los funcionarios de la DIAN pudieron observar cada factura emitida en Colombia con detalle, conociendo el valor de las transacciones, la ubicación geográfica y otra información relevante para el control fiscal.

Una vez validada por la DIAN, la factura será enviada al receptor quien tendrá tres días hábiles para acusar recibo y aceptar o rechazar el documento. La factura recibirá un número de identificación y será incluida en el registro único, una base de datos que contiene todas las facturas electrónicas del país. Esta base de datos facilitará las transacciones rápidas y transparentes en el ámbito del factoring.

El receptor de la factura recibirá dos archivos por correo electrónico: uno en formato PDF con la representación gráfica de la factura para comprensión humana, y otro en formato XML con los datos digitales para ser interpretados por el software de gestión utilizado por la empresa. Todo este proceso se llevará a cabo en plataformas seguras con sistemas de autenticación de firma digital y cumpliendo con los estándares de protección establecidos por la DIAN.

Para migrar a la factura electrónica, las empresas deberán contratar a un operador tecnológico que se encargará del proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software.

La factura electrónica deberá ser validada por la DIAN antes de ser enviada al receptor, quien tendrá tres días hábiles para aceptar o rechazar el documento. Este proceso se llevará a cabo en plataformas seguras que cumplen con los estándares de protección establecidos por la DIAN.

Razones para cambiar a facturacion electronica

Existen múltiples motivos por los cuales es necesario considerar la adopción de la e-factura como nueva modalidad:

Reducción de costos: La implementación de la e-factura implica un ahorro significativo en gastos relacionados con la impresión, distribución y almacenamiento de facturas en papel. Se estima que su utilización es un 80% más económica que el método tradicional.

Mayor eficiencia: Gracias a la e-factura, se optimiza la entrega de las facturas a los clientes, así como también su proceso de aprobación o rechazo. Esto agiliza los trámites y minimiza los tiempos de espera tanto para los empresarios como para los clientes.

Reducción de la evasión: La implementación de la e-factura contribuye a disminuir la evasión fiscal y a mejorar el recaudo tributario. Se espera que la primera fase de su implementación logre reducir en un 50% la evasión.

Oportunidades para las pymes: La adopción de la e-factura brinda más opciones a las pequeñas y medianas empresas en el mercado del factoring, permitiéndoles participar de forma rápida y transparente en este sistema. Así, podrán endosar sus facturas y recibir el dinero anticipadamente.

Amigable con el medio ambiente: La e-factura promueve la sustitución de millones de impresiones en papel por archivos digitales, lo que no solo reduce la cantidad de residuos generados, sino que también evita el transporte físico de las facturas al enviarlas a través de correo electrónico.

Errores Frecuentes de Empresas al Facturar Electrónicamente

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta tecnológica esencial para las empresas que buscan mejorar su eficiencia. La Dian ha establecido en su artículo 6 de la resolución 0042 de 2020 que todas las empresas responsables de facturar deben hacerlo electrónicamente. Si bien la facturación electrónica tiene la misma validez que una factura en papel, se genera, expide y recibe de forma digital.

Sin embargo, muchas empresas pueden cometer errores al emitir facturas electrónicas, lo que puede exponerlas a sanciones gubernamentales. Para evitar cualquier tipo de penalidad, Siigo, proveedor tecnológico en la nube autorizado por la Dian, ha recopilado los errores más comunes a la hora de facturar electrónicamente.

Uno de los errores más comunes es facturar fuera de los tiempos adecuados. Se recomienda que la factura se genere justo después de vender el producto o prestar el servicio para desarrollar una operación comercial óptima. Otra falla común es presentar información incompleta o imprecisa, lo que puede llevar a malentendidos o retrasos. Es importante diligenciar todos los campos que requiere una factura, como los datos del cliente, fecha de emisión, valor, impuestos y descripción del bien o servicio.

También se debe tener en cuenta que no se requiere información innecesaria del cliente para la creación de la factura electrónica, como el Rol Único Tributario (RUT) o copias del certificado de Cámara de Comercio o codigos ciiu. Además, es crucial detallar al máximo la información de las facturas para evitar malentendidos o retrasos, prestando especial atención a las condiciones de pago.

Otro error común es el cálculo incorrecto de los impuestos, especialmente el IVA, que varía en función del tipo de producto, la ubicación del cliente y la inclusión de productos o servicios exentos de dicho impuesto.

Actualmente, existen diversos softwares contables y administrativos que permiten facturar electrónicamente para cumplir con todas las obligaciones tributarias. Estas plataformas no solo buscan ahorrar costos, sino también aumentar la productividad y disminuir los errores.

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